13º Salário 2025: Prazos, Encargos e Planejamento para Evitar Surpresas

O pagamento do 13º salário é uma das principais obrigações das empresas no fim do ano, representando cerca de 2,7% do PIB nacional em 2024. O descumprimento de prazos pode gerar multas, encargos adicionais e comprometer o fluxo de caixa.

Para evitar surpresas, esta curadoria traz:

• Prazos legais em 2025: 28 de novembro e 19 de dezembro;
• Encargos obrigatórios (FGTS, INSS patronal, RAT/FAP, IRRF);
• Dicas de provisão mensal e estratégias de investimento;
• Regras para cálculo proporcional e direitos dos empregados.

As consequências dos atrasos no pagamento do 13º salário

O descumprimento dos prazos para o 13º salário acarreta aplicação de multas trabalhistas e encargos financeiros que podem comprometer seriamente o orçamento da empresa. Além de juros de mora e atualização monetária sobre o valor devido, a empresa fica sujeita a autuações pela fiscalização do trabalho e a possíveis ações judiciais movidas pelos empregados.

Os impactos não se limitam ao aspecto financeiro: atrasos reiterados afetam a imagem institucional e a relação com colaboradores, aumentando o risco de passivos trabalhistas e desgaste na reputação junto ao mercado. Uma simples penalidade pode representar o equivalente a um salário mensal do funcionário, sem contar os honorários advocatícios e custos adicionais de gestão de crises.

Prazos legais: 28 de novembro e 19 de dezembro de 2025

Em 2025, a primeira parcela do 13º salário deve ser paga até 28 de novembro. Já a segunda parcela tem como data-limite o dia 19 de dezembro. Essas datas são fixas e, caso caiam em finais de semana ou feriados, o pagamento antecipado é permitido, mas não pode ultrapassar os prazos legais.

Além disso, a empresa tem a opção de quitar o valor integral do 13º salário na data da primeira parcela, sem que isso gere penalidades. Essa prática exige atenção ao fluxo de caixa, pois o montante corresponde ao salário bruto do colaborador, mas pode simplificar a gestão e reduzir encargos administrativos no fim do ano.

Provisão mensal: planejando o fluxo de caixa

Para evitar sobressaltos no caixa, planeje a provisão do 13º salário em 12 parcelas mensais. Primeiro, estime o valor bruto do benefício de cada colaborador e inclua o percentual de encargos (INSS patronal, FGTS e demais tributos). Em seguida, divida o total por 12 e reserve esse montante a cada mês.

• Calcule o valor mensal: (Salário bruto + encargos) ÷ 12.
• Abra uma conta ou fundo exclusivo: mantenha o recurso separado do fluxo operacional.
• Invista com liquidez e baixo risco: opte por Tesouro Selic, CDB de liquidez diária ou fundos DI.
• Monitore trimestralmente: ajuste a provisão se houver variação na folha de pagamento.

Ao aplicar essa estratégia, sua empresa reduz o impacto financeiro de novembro e dezembro e ainda obtém rendimento adicional durante o ano. No momento do pagamento, basta resgatar o montante acumulado para quitar a primeira e a segunda parcela dentro dos prazos legais, sem comprometer outras obrigações ou operações do negócio.

Encargos obrigatórios: incluindo tributos no cálculo

Para garantir uma provisão completa do 13º salário, inclua desde janeiro todos os encargos obrigatórios incidentes sobre o valor bruto do benefício. Esses tributos impactam diretamente o montante a ser reservado e evitam diferenças inesperadas no fechamento do ano.

• FGTS (8%): calculado sobre o salário bruto, deve ser provisionado junto à parcela mensal.
• INSS patronal (20%): alíquota padrão aplicada pela empresa, opcionalmente ajustável em caso de regimes especiais.
• RAT/FAP (1% a 3,5%): Seguro de Acidente de Trabalho (RAT) somado ao Fator Acidentário de Prevenção (FAP), com faixa variável conforme o risco da atividade.
• Contribuições ao Sistema “S” e Terceiros (aprox. 5,8%): incluem SENAI, SESI, SESC, SEBRAE e outras entidades, conforme CNAE da empresa.
• IRRF: incide apenas na segunda parcela, com base na tabela progressiva mensal; calcule a retenção considerando descontos legais (INSS e dependentes).

Ao somar essas alíquotas ao cálculo do 13º salário, divida o total anual por 12 para obter a provisão mensal exata. Dessa forma, sua empresa evita acúmulo de encargos no fim do ano e mantém o fluxo de caixa equilibrado.

Direito ao 13º e cálculo proporcional

Todos os trabalhadores com vínculo formal têm direito ao 13º salário. Aqueles que permaneceram na empresa de janeiro a dezembro recebem o valor integral do benefício, calculado sobre o salário bruto acrescido da média de horas extras e comissões.

Os empregados contratados ao longo do ano têm direito ao 13º proporcional ao tempo de serviço, considerando-se um 1/12 do salário por mês trabalhado. Cada mês em que o colaborador tenha cumprido pelo menos 15 dias de trabalho conta como um mês integral.

• Proporcionalidade: (meses trabalhados ÷ 12) × salário bruto.
• Regra dos 15 dias: meses com mínimo de 15 dias de vínculo geram um 1/12.
• Horas extras e comissões: incluí-las na média mensal para apuração.

Por exemplo, um funcionário contratado em abril e ativo até dezembro (9 meses) recebe 9/12 do salário. Se o salário bruto for R$ 3.000, o cálculo será (9 ÷ 12) × R$ 3.000 = R$ 2.250.

Como a Exatus Soluções Contábeis pode ajudar

Contar com uma assessoria contábil especializada faz toda a diferença na gestão do 13º salário e de demais obrigações fiscais. A Exatus Soluções Contábeis atua de forma preventiva, acompanhando prazos e orientando sobre os encargos que devem ser provisionados ao longo do ano.

Entre os principais suportes oferecidos, destacam-se:

• Provisão mensal do 13º salário, com base em cálculos personalizados;
• Atualização contínua sobre encargos e mudanças na legislação;
• Conferência e emissão de obrigações acessórias para evitar inconformidades.

Com essa estrutura, sua empresa reduz riscos de multas e retrabalho, ganha mais previsibilidade no fluxo de caixa e pode dedicar tempo ao crescimento do negócio, deixando a burocracia nas mãos de quem entende do assunto.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contábeis. Para ter acesso à matéria original, acesse 13º salário: veja prazos e como as empresas devem se preparar