Reforma Tributária: como a Nota Técnica 2025.002-RTC redefine a NF-e para IBS e CBS
Prestadores de serviços têm até janeiro de 2026 para ajustar seus sistemas ao novo leiaute da NF-e ou correr o risco de multas e autuações. A Nota Técnica 2025.002-RTC, fruto da Reforma Tributária, redefine a NF-e e NFC-e para incluir os tributos IBS e CBS, trazendo mudanças na escrituração e no controle fiscal.
Quem se antecipar garante:
- Classificação detalhada de alíquotas e bases de cálculo
- Otimização de créditos fiscais de IBS e CBS
- Automação dos processos contábeis e fiscais
Entenda neste artigo a base legal da LC 214/2025 e da EC 132/2023 e prepare sua empresa para operar com mais segurança e eficiência no novo cenário tributário.
Atenção: prazo para adaptação se aproxima e falhas podem gerar multas
O prazo estabelecido pela Nota Técnica 2025.002-RTC termina em janeiro de 2026. A partir dessa data, todas as NF-e e NFC-e deverão contemplar os novos campos para IBS e CBS. O não cumprimento pode resultar em autuações fiscais, multas diárias e até embargo da emissão de documentos fiscais.
Para quem se organiza com antecedência, a transição traz ganhos operacionais e gerenciais. Além de evitar penalidades, sua empresa pode:
- Revisar e testar o sistema ERP de forma gradual;
- Capacitar a equipe contábil e fiscal antes da obrigatoriedade;
- Adequar processos internos sem sobrecarga de última hora;
- Otimizar o aproveitamento de créditos de IBS e CBS desde o início.
Contexto legal da Nota Técnica 2025.002-RTC
A Emenda Constitucional 132/2023 e a Lei Complementar 214/2025 deram origem aos tributos IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), substituindo impostos como ICMS, ISS, PIS e COFINS em regime não cumulativo. Essa mudança visa simplificar o sistema tributário de consumo e ampliar o aproveitamento de créditos fiscais.
A Nota Técnica 2025.002-RTC, baseada na LC 214/2025, detalha os ajustes necessários na NF-e e NFC-e para incorporar IBS, CBS e o Imposto Seletivo (IS), garantindo a padronização nacional dos documentos fiscais eletrônicos. Entre os principais pontos, a NT define:
- Grupos e campos específicos para alíquotas, bases de cálculo e valores de IBS, CBS e IS;
- Códigos de classificação tributária unificados para todos os entes federativos;
- Regras de escrituração e controle de créditos financeiros de forma granular.
Com obrigatoriedade a partir de janeiro de 2026, essa base legal assegura que todos os estados, o Distrito Federal e os municípios adotem, de maneira uniforme, o novo leiaute fiscal, promovendo maior transparência e eficiência na apuração e no compartilhamento de receitas tributárias.
Principais alterações no leiaute da NF-e para IBS e CBS
A NT 2025.002-RTC redefine a estrutura do XML da NF-e/NFC-e, criando campos e grupos específicos para detalhar os novos tributos IBS, CBS e o Imposto Seletivo. Essas mudanças visam dar mais transparência à apuração fiscal e automatizar a escrituração contábil.
Grupo UB – Detalhamento de IBS, CBS e Imposto Seletivo
O Grupo UB centraliza as informações tributárias por item da nota, permitindo:
- Alíquotas discriminadas por estado e município;
- Base de cálculo e valor de cada tributo;
- Situações tributárias (tributado, isento, diferido, presumido);
- Tratamentos especiais para operações monofásicas, devoluções e diferimento.
Grupo W03 – Totalização por tributo e ente federativo
No Grupo W03, são consolidados os totais da NF-e, exibindo somatórios de bases de cálculo, créditos e débitos de IBS, CBS e IS, separados por UF e município. Essa divisão facilita a partilha de receitas e a fiscalização pelos entes federativos.
Eventos eletrônicos específicos
- Solicitação e apropriação de crédito presumido;
- Registro de destinação para consumo pessoal e perecimento de mercadorias;
- Manifestação sobre transferência de crédito em operações de sucessão;
- Cancelamento de eventos e ajustes de valores.
Tabelas de classificação tributária
Foram padronizados códigos de classificação para IBS, CBS e Imposto Seletivo, incluindo identificação de crédito presumido. Essas tabelas unificam o tratamento tributário em todo o país, garantindo clareza e uniformidade na emissão dos documentos fiscais eletrônicos.
Grupo UB – Detalhamento de IBS, CBS e Imposto Seletivo
O Grupo UB no leiaute da NF-e/NFC-e concentra, por item, todas as informações tributárias essenciais para IBS, CBS e Imposto Seletivo (IS). Esse agrupamento aumenta a precisão e a transparência na apuração, abarcando:
- Aliquotas específicas: campos para informar percentuais de IBS e CBS por estado e município;
- Base de cálculo: indicação detalhada da base utilizada em cada operação;
- Valor do tributo: registro do montante gerado a partir da alíquota aplicada;
- Situação tributária: códigos para identificar regimes tributados, isentos, diferidos, presumidos ou com créditos especiais;
- Tratamentos extras: campos para operações monofásicas, devoluções e diferimentos, possibilitando ajustes e apropriação de créditos.
Com essa granularidade, o Grupo UB facilita a integração direta do XML ao sistema contábil, reduz erros de classificação e torna mais ágil o controle dos créditos fiscais.
Grupo W03 – Totalização por tributo e ente federativo
O Grupo W03 consolida no XML da NF-e/NFC-e os totais de cada tributo, reunindo bases de cálculo, créditos e débitos por unidade federativa e município. Essa estrutura padronizada oferece visão consolidada por jurisdição e simplifica conferências fiscais.
- Base de cálculo: somatório dos valores tributáveis de IBS, CBS e IS;
- Créditos e débitos: valores consolidados para aproveitamento e recolhimento;
- Discriminação por UF e município: campos para informar códigos de estado e município;
- Facilitação da partilha e fiscalização: dados prontos para alocação e conferência pelos entes federativos.
Com o Grupo W03, as empresas ganham precisão nos relatórios fiscais, enquanto os fiscos estaduais e municipais agilizam o processamento e o controle das receitas tributárias.
Eventos eletrônicos específicos
Com a NT 2025.002-RTC, novos eventos eletrônicos ampliam o controle fiscal e evitam inconsistências na NF-e/NFC-e. Na prática, você deve:
- Solicitar apropriação de crédito presumido: ao conceder desconto ou bonificação em serviços, registrar o crédito presumido de CBS para evitar perda de benefício.
- Registrar destinação para consumo pessoal: quando um colaborador utiliza material ou mercadoria, emitir evento que impede a geração indevida de crédito pelo tomador.
- Informar perecimento, perda, roubo ou furto: em casos de avaria ou sinistro de estoque, enviar o evento para excluir esses itens da base de cálculo de IBS e CBS.
- Manifestar transferência de crédito em sucessão: em fusões ou aquisições, registrar o evento que transfere créditos acumulados ao sucessor legal.
- Cancelar eventos e ajustar valores: sempre que detectar erro em alíquotas ou cálculos, emitir o cancelamento do evento anterior e reenviar os dados corretos.
Tabelas de classificação tributária
Para garantir uniformidade na alocação de IBS, CBS e Imposto Seletivo (IS), a Nota Técnica 2025.002-RTC estabelece tabelas padronizadas de códigos tributários. Cada item da NF-e/NFC-e deve ser identificado segundo estas referências, o que facilita o cruzamento de dados pelos fiscos e a automação contábil.
- Código de tributação IBS: identifica itens sujeitos ao Imposto sobre Bens e Serviços por categoria de mercadoria ou serviço.
- Código de tributação CBS: classifica operações que geram Contribuição sobre Bens e Serviços, diferenciando alíquotas aplicáveis.
- Código de Imposto Seletivo (IS): padroniza o registro de produtos sujeitos a tributação especial (bebidas, combustíveis, etc.).
- Código de crédito presumido: sinaliza operações elegíveis ao aproveitamento automático de crédito, conforme legislação estadual ou municipal.
Ao adotar essas tabelas, as empresas asseguram clareza na emissão de documentos fiscais eletrônicos, simplificam a manutenção do plano de contas e reduzem inconsistências em auditorias fiscais.
Impactos contábeis e operacionais para o prestador de serviços
As mudanças na NF-e para inclusão de IBS e CBS trazem impactos diretos à rotina contábil dos prestadores de serviços, exigindo revisões no plano de contas, na escrituração fiscal e nos sistemas de gestão.
- Revisão do plano de contas: criar contas específicas para IBS a recolher, CBS a recolher e respectivos créditos a recuperar.
- Adequação de sistemas fiscais e ERP: parametrizar novos campos do XML, garantir geração de relatórios com agrupamento por tributo e ente federativo.
- Conciliação contábil automatizada: detalhamento por item facilita a conciliação entre o XML da nota e os lançamentos no sistema contábil.
- Aprimoramento de controles internos: implementar checagens eletrônicas para evitar inconsistências em alíquotas, bases de cálculo e eventos específicos.
- Capacitação da equipe: treinar contadores e fiscais para lidar com novos códigos de classificação e procedimentos de registro de crédito.
Com esses ajustes, o prestador de serviços ganha precisão nos lançamentos, agilidade na apuração de impostos e maior segurança em eventuais auditorias fiscais.
Ajustes no plano de contas e escrituração
Para acomodar o IBS e a CBS no plano de contas, crie ou ajuste contas específicas:
- Passivo Circulante: “IBS a recolher” e “CBS a recolher”
- Ativo Circulante: “IBS a recuperar” e “CBS a recuperar”
- Ativo Circulante: “Créditos presumidos de IBS” e “Créditos presumidos de CBS”
Ao emitir a NF-e, registre o lançamento padrão:
- Débito em contas de custo ou despesa, sem incluir IBS/CBS
- Crédito em “IBS a recolher” e “CBS a recolher” pelo valor devido
- Crédito em “IBS a recuperar” e “CBS a recuperar” quando houver direito a crédito
No fechamento do período, concilie os saldos dessas contas com o XML da NF-e e:
- Transfira os créditos apropriados para a apuração fiscal mensal
- Provisione os débitos no passivo e efetue a baixa no pagamento ao fisco
Essa estrutura garante precisão na escrituração e agilidade na conciliação contábil-fiscal.
Integração com Split Payment e fluxo de caixa
O destaque individual de IBS e CBS no XML da NF-e permite que cada tributo seja identificado e pago separadamente, viabilizando o split payment e melhorando o controle de fluxo de caixa.
- Pagamentos segmentados: o valor principal vai ao fornecedor e os tributos vão diretamente ao fisco, sem passar pelo caixa da empresa;
- Previsão de desembolso: o sistema gera guias com datas e valores exatos para cada tributo;
- Redução de imobilização de capital: evita retenção desnecessária de recursos financeiros;
- Conciliação simplificada: relatórios detalhados cruzam dados do XML, ERP e extratos bancários;
Ao integrar esses campos ao ERP, as guias de pagamento de IBS e CBS são emitidas automaticamente, reduzindo erros manuais e liberando sua equipe para tarefas de maior valor estratégico.
Passos para a preparação: sistemas, processos e treinamento
Para atender à obrigatoriedade da NT 2025.002-RTC com segurança, adote ações práticas e coordenadas:
- Atualização de ERP: implemente os novos campos e grupos de IBS, CBS e IS no sistema, execute testes em ambiente de homologação e valide relatórios fiscais.
- Revisão de processos internos: mapeie o fluxo de emissão e recebimento de notas, defina responsáveis pela conferência de alíquotas e condições de crédito, e inclua checkpoints para operações monofásicas, devoluções e eventos específicos.
- Capacitação da equipe: promova treinamentos práticos sobre o novo leiaute, códigos tributários e procedimentos eletrônicos, garantindo que contadores e fiscais dominem emissão, cancelamento e ajustes de eventos.
- Simulação e auditoria interna: realize testes de emissão e conciliação entre XML e sistema contábil, identifique inconsistências e ajuste parametrizações antes do prazo final.
- Documentação de processos: atualize manuais e checklists com procedimentos fiscais e técnicos, assegurando conformidade e facilitando futuras auditorias.
Conclusão e próximos passos para garantir conformidade
Para garantir conformidade frente às mudanças da NT 2025.002-RTC, comece revisando seu cronograma de adaptação e ajustando processos-chave na emissão da NF-e.
Priorize testes em ambiente de homologação e verifique a consistência dos novos campos de IBS, CBS e IS antes de migrar para produção.
Mantenha-se atento a atualizações técnicas e legislações correlatas e mantenha sua equipe treinada sobre códigos de classificação e eventos eletrônicos.
Próximos passos recomendados:
- Mapear todas as rotinas de emissão e recepção de notas;
- Validar o leiaute XML conforme a Nota Técnica 2025.002-RTC;
- Documentar processos internos e capacitar colaboradores;
- Monitorar orientações especializadas e materiais de referência.
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Fonte Desta Curadoria
Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma Tributária: Nota Técnica 2025.002-RTC redefine NF-e para IBS e CBS
