Reforma Tributária 2025: impactos na contabilidade e gestão empresarial

Em 2025, a reforma tributária não se limita à unificação de impostos: ela provoca uma reestruturação profunda na contabilidade e na gestão das empresas prestadoras de serviços. A substituição de ICMS, ISS, PIS e Cofins pelo IBS e pela CBS redefine critérios de incidência, creditamento e apuração, exigindo adequação imediata de processos e controles internos.

Sem ajustes em planos de contas, sistemas e escrituração, as empresas correm riscos de custos administrativos elevados, inconsistências nas demonstrações e contingências fiscais. Contadores passam a atuar como parceiros estratégicos, não apenas garantindo conformidade, mas também orientando decisões de precificação, fluxo de caixa e investimentos em um cenário tributário redesenhado.

Alerta: custos e riscos de não se adaptar à reforma tributária

Empresas que não revisarem suas práticas contábeis diante da reforma tributária se expõem a riscos capazes de comprometer tanto a operação quanto a saúde financeira do negócio.

• Maiores custos administrativos: a necessidade de manter sistemas paralelos e processos manuais eleva despesas com equipe e tecnologia.
• Contingências fiscais: falhas no reconhecimento de créditos e na documentação geram passivos inesperados e risco de autuações.
• Perda de competitividade: inconsistências nos demonstrativos financeiros afetam indicadores-chave, dificultando a atração de investidores e a negociação com fornecedores.

Sem adaptação, as empresas ficam sujeitas a multas, retrabalhos e advertências de fiscalização, impactando margens e a confiança do mercado em um momento que exige transparência e agilidade.

Mudanças estruturais: de ICMS, ISS, PIS e Cofins ao IBS e CBS

A Emenda Constitucional nº 132/2023 promoveu a unificação dos tributos ICMS, ISS, PIS e Cofins no novo IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e na CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), adotando o critério do destino para o recolhimento e eliminando a fragmentação regional das receitas.

Com a reformulação, os principais pontos da sistemática única baseiam-se no valor agregado e na não cumulatividade:

• Incidência: o IBS/CBS incide sobre todas as etapas de circulação de bens e prestação de serviços, com definição clara do local de consumo.
• Creditamento: créditos gerados em etapas anteriores são abatidos do débito apurado, evitando a repetição de tributos ao longo da cadeia.
• Alíquotas uniformes: adoção de alíquota única ou faixas setoriais para simplificar o cálculo e reduzir distorções.

A Lei Complementar nº 214/2025 detalhou a operacionalização da nova cobrança:

• Apuração mensal: sistema de débito e crédito aplicado de forma eletrônica, exigindo escrituração digital padronizada.
• Documentação fiscal: notas eletrônicas com campos específicos para registro de créditos e débitos.
• Período de transição: regras especiais para apuração paralela ao regime antigo (2026–2032), incluindo limites de crédito e compensação gradual.

Esses ajustes estruturais impõem às empresas a revisão urgente de seus planos de contas, sistemas de escrituração e controles internos para garantir conformidade e mitigar riscos de contingências fiscais.

Adaptação contábil: planos de contas, não cumulatividade e sistemas duplos

A transformação do IBS e da CBS exige revisão completa dos planos de contas para refletir corretamente débitos e créditos tributários.

• Reclassificação de contas de impostos isolados em centros de custo por produto ou serviço;
• Criação de subcontas específicas para registro de créditos e débitos de IBS/CBS;
• Padronização de códigos auxiliares para facilitar consolidações e relatórios.

No âmbito da escrituração eletrônica, é essencial alinhar sistemas e processos contábeis:

• Atualização do SPED Contábil e Fiscal para inclusão de campos de IBS/CBS;
• Ajuste de ECD e ECF para espelhar apropriação de créditos não cumulativos;
• Rotinas mensais de conciliação de saldos tributários e cruzamento de dados.

O princípio da não cumulatividade, pilar da reforma, traz complexidade adicional:

• Reconhecimento e apropriação de créditos conforme regras de CBS e IBS;
• Documentação completa de notas fiscais e demonstrativos de crédito;
• Mecanismos de auditoria interna para evitar contingências fiscais.

Durante a fase de transição (2026–2032), as empresas deverão operar regimes paralelos:

• Registro simultâneo de ICMS/ISS/PIS/Cofins e de IBS/CBS nos livros diários;
• Mapeamento de alíquotas e bases de cálculo em ambos os regimes;
• Geração de relatórios comparativos para monitoramento de impactos.

Somente com planejamento rigoroso, automação de processos e governança tributária robusta será possível mitigar riscos, garantir a consistência das demonstrações e extrair valor estratégico da reforma.

Governança e transparência: o novo papel estratégico da contabilidade

Com o IBS e a CBS redefinindo custos e créditos, a contabilidade deixa de ser apenas um mecanismo de conformidade para assumir papel central na governança corporativa. Ela passa a oferecer insights fundamentais para a gestão estratégica e a comunicação com stakeholders.

• Decisões de precificação: análise detalhada dos impactos tributários em cada linha de produto ou serviço, permitindo definir margens competitivas e rentáveis.
• Gestão de fluxo de caixa: projeção precisa de saídas fiscais mensais e trimestrais, assegurando capital de giro suficiente e evitando sobressaltos financeiros.
• Transparência para investidores: relatórios e notas explicativas que evidenciam efeitos da reforma sobre receitas, custos e indicadores-chave, fortalecendo a confiança no mercado.
• Controles internos robustos: implementação de processos automatizados, trilhas de auditoria e verificações periódicas para mitigar riscos de erro ou fraudes.
• Governança tributária integrada: comitês e políticas internas que alinham planejamento fiscal às metas de negócio, promovendo segurança jurídica e previsibilidade.

Além de consolidar dados contábeis e fiscais, essa nova abordagem permite simular cenários, avaliar oportunidades de otimização tributária e fundamentar decisões estratégicas, tornando a contabilidade um diferencial competitivo para prestadores de serviços.

Desafios para pequenas e médias empresas: investimento e insegurança jurídica

Pequenas e médias empresas (PMEs) enfrentam obstáculos significativos ao adaptar-se à reforma tributária. A necessidade de modernizar sistemas contábeis e investir em tecnologia especializada eleva os custos iniciais. Além disso, a capacitação da equipe para interpretar e aplicar as novas regras demanda treinamentos contínuos. Por fim, a falta de clareza em alguns pontos da legislação pode gerar contenciosos e disputas judiciais, expondo o negócio a multas e questionamentos.

• Investimento em tecnologia: aquisição ou atualização de softwares, integração de bancos de dados e automação de processos.
• Treinamento e capacitação: cursos, workshops e consultorias para contadores e gestores acompanharem as mudanças.
• Risco de judicialização: interpretações divergentes sobre creditamento e documentação podem resultar em litígios e contingências fiscais.

Apesar dos desafios, PMEs que se antecipam obtêm ganhos expressivos: reduzem contingências, melhoram a qualidade das demonstrações financeiras e conquistam maior competitividade ao demonstrar solidez para parceiros e investidores. O planejamento proativo e o fortalecimento da governança tributária transformam riscos em oportunidades de crescimento sustentável.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma Tributária: impactos na contabilidade e gestão empresarial