ICMS-ST em São Paulo: Exclusão de Produtos e Impactos para Prestadores de Serviços

As recentes alterações na Substituição Tributária do ICMS em São Paulo trouxeram a exclusão de diversos produtos do regime, gerando dúvidas e desafios para prestadores de serviços. Publicadas pela Secretaria da Fazenda há 21 minutos no Portal Contábeis, as novas regras podem resultar em riscos de multas, passivos tributários e reflexos imediatos no fluxo de caixa de empresas e escritórios de contabilidade.

Entenda neste artigo como as mudanças impactam seu negócio, quais produtos deixaram de estar sujeitos à ST e quais estratégias adotar para manter a conformidade fiscal e otimizar seu planejamento tributário.

Alerta: sua empresa pode enfrentar riscos e custos inesperados

As recentes alterações na Substituição Tributária do ICMS em São Paulo geram um cenário de incerteza e exigem atenção imediata dos prestadores de serviços. A exclusão de diversos produtos do regime pode resultar em obrigações mal calculadas e exposição a passivos fiscais.

Caso as empresas não ajustem seus processos imediatamente, podem enfrentar:

• Multas por recolhimento indevido ou por falta de recolhimento correto;
• Juros e encargos adicionais decorrentes de pagamentos fora do prazo;
• Risco de autuações fiscais que elevam custos operacionais;
• Impactos negativos no fluxo de caixa devido a valores inesperados a pagar.

Além das consequências financeiras, a falta de compliance pode comprometer a imagem e a credibilidade junto a fornecedores e clientes. O não acompanhamento das novas regras publicadas pela Secretaria da Fazenda expõe o negócio a contingências que podem se estender por anos. É fundamental revisar, com urgência, os procedimentos internos de cálculo e apuração do ICMS-ST para evitar surpresas e manter a saúde financeira da empresa.

Principais mudanças na Substituição Tributária do ICMS em SP

Em Portaria CAT-32/2025, publicada em 10 de outubro de 2025 pela Secretaria da Fazenda de São Paulo, foi revogada a Substituição Tributária (ST) para diversos segmentos, alterando a forma de apuração do ICMS a partir de 1º de novembro de 2025.

Os principais grupos de produtos excluídos do regime de ST são:

• Alimentos e Bebidas: café torrado e moído, chás prontos e bebidas isotônicas;
• Cosméticos e Perfumaria: xampus, condicionadores e sabonetes líquidos;
• Papelaria e Impressos Gráficos: cadernos, agendas e cartões comemorativos;
• Bens de Informática: tablets, impressoras e cartuchos de tinta;
• Artigos de Decoração: vasos, quadros e luminárias de pequeno porte.

Com a exclusão, esses produtos deixam de utilizar o MVA (Margem de Valor Agregado) ajustado na base de cálculo do ICMS-ST. Eles passam a ser tributados pelo regime normal de apuração, adotando a alíquota interna de 18% sobre o valor da operação de saída.

Para se adequar às novas regras, as empresas devem revisar o CFOP e o enquadramento de NCM em seus sistemas fiscais, além de recalcular valores de ICMS próprio e diferido. O prazo para ajustes técnicos e contábeis termina em 31 de outubro de 2025, evitando autuações e inconformidades na escrituração fiscal.

Implicações diretas para empresas e contadores

A exclusão de produtos do regime de ST exige ajustes imediatos nos procedimentos internos de cálculo do ICMS. Os contadores precisam revisar a escrituração fiscal, adequando CFOP e NCM para evitar divergências entre sistemas.

No dia a dia das empresas, isso se traduz em:

• Reconfiguração de ERPs e módulos fiscais;
• Adoção de controles mais rígidos para apuração mensal;
• Revisão de contratos com fornecedores para repasse correto do imposto;
• Capacitação de equipe para novos processos;
• Monitoramento contínuo das notas fiscais emitidas;

O fluxo de caixa sofre impacto pela variação do valor a ser recolhido, exigindo projeções mais frequentes e reservas para possíveis ajustes.

Do ponto de vista do compliance, a falta de alinhamento entre planilhas e o sistema fiscal pode acarretar autuações e multas elevadas, tornando essencial um processo de conferência e validação antes do envio das obrigações acessórias.

Estratégias de planejamento tributário e compliance

Para enfrentar as mudanças na Substituição Tributária do ICMS em SP, implemente ações imediatas que garantam conformidade e otimizem a carga tributária. A adoção de práticas estruturadas facilita o controle fiscal e reduz riscos de autuações.

• Revisar periodicamente a classificação fiscal (NCM/CFOP) de todos os produtos excluídos, assegurando que a base de cálculo do ICMS próprio esteja correta;
• Mapear o fluxo de emissão de notas fiscais e implantar checklists de conferência antes do envio das obrigações acessórias;
• Atualizar rotinas do ERP e dos módulos fiscais, incorporando automaticamente as novas regras de apuração e alíquotas internas;
• Realizar simulações mensais de tributação para projetar variações de caixa e ajustar provisões;
• Promover capacitação contínua da equipe fiscal e contábil, com treinamentos focados nas mudanças do ICMS-ST em São Paulo;
• Estabelecer um cronograma interno de revisão das legislações estaduais, com acompanhamento sistemático de portarias e comunicados da Fazenda;
• Documentar processos e manter evidências de conferências e aprovações, fortalecendo a defesa em eventuais fiscalizações.

Com essas medidas, sua empresa melhora o controle tributário, evita passivos e mantém a agilidade no atendimento às exigências fiscais.

Como a Exatus Soluções Contábeis pode apoiar seu negócio

Para enfrentar as mudanças na Substituição Tributária do ICMS em São Paulo com segurança, conte com a expertise da Exatus Soluções Contábeis. Nossa equipe atua de forma integrada, garantindo que seu fluxo fiscal esteja sempre em conformidade e alinhado às mais recentes portarias da Secretaria da Fazenda.

Entre os serviços que oferecemos, destacam-se:

• Gestão tributária personalizada, com revisão constante de NCM, CFOP e apuração de impostos;
• Legalização e regularização de empresas, desde o registro até o cumprimento de obrigações acessórias;
• Abertura e acompanhamento de CNPJ, estruturando seu negócio para crescimento sustentável;
• Assessoria completa em Imposto de Renda, incluindo planejamento e entrega das declarações.

Assim, você mantém o foco no crescimento do seu empreendimento, enquanto cuidamos da burocracia e minimizamos riscos fiscais.

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Fonte desta curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contábeis. Para ter acesso à matéria original, acesse ICMS-ST: SP exclui diversos produtos da Substituição Tributária