Reforma Tributária e Notas Fiscais: prepare sua empresa para as novas regras de 2026
Com a aprovação das novas regras da reforma tributária no Congresso, as empresas precisam revisar urgentemente seus processos de emissão de notas fiscais. A partir de 2026, o modelo de NFs sofrerá mudanças drásticas, demandando adaptações em sistemas de gestão (ERPs, SAP, TOTVS) e no fluxo interno de trabalho.
Ignorar esse prazo pode trazer consequências sérias para o seu negócio. Veja os principais riscos:
- Multas e penalidades fiscais
- Bloqueios operacionais e atrasos nas entregas
- Retrabalho e aumento de custos
Neste guia, você encontrará orientações práticas para preparar sua empresa e garantir uma transição suave para o novo sistema de notas fiscais.
O que está em jogo em 2026: riscos de não se adequar às novas notas fiscais
Não atualizar os processos de emissão de notas fiscais até o prazo de transição de 2026 pode gerar impactos severos na operação da sua empresa. Além de multas e juros por descumprimento da legislação, as companhias podem ter o sistema de faturamento bloqueado, impedindo a emissão de documentos fiscais.
- Multas e encargos financeiros por emissão incorreta de NFs;
- Bloqueios operacionais que paralisam a saída de mercadorias;
- Atrasos em prazos de entrega e perda de credibilidade junto a clientes;
- Retrabalho na conferência e correção de notas fiscais, elevando custos;
- Aumento no risco de autuações e fiscalização mais rigorosa.
O impacto vai além de penalidades: a falta de conformidade pode comprometer o fluxo de caixa e a confiança de investidores e parceiros. Por isso, iniciar agora a revisão de processos e sistemas é fundamental para garantir uma transição tranquila para o novo modelo de notas fiscais.
Principais alterações na emissão de notas fiscais com a reforma tributária
A nova sistemática de notas fiscais incorpora três pilares fundamentais para simplificar e padronizar o recolhimento de tributos.
- IVA dual: unifica Cofins, PIS, ICMS e ISS em IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), de gestão estadual, e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), de âmbito federal.
- Split payment: mecanismo que destaca e retém automaticamente o valor do tributo no momento do pagamento, reduzindo riscos de sonegação e aumentando a transparência.
- Calendário de implantação: faseamento gradual das mudanças entre 2026 e 2033, iniciando com alíquotas simbólicas e ajustando progressivamente os percentuais até a consolidação definitiva.
Confira o cronograma de implementação:
- 2026: entrada em vigor do IBS e da CBS com alíquotas reduzidas para testes de integração.
- 2027–2030: aumento gradual das alíquotas e extensão do split payment a novos segmentos de mercado.
- 2031–2033: consolidação do IVA dual, extinção do IPI e do IOF-Seguros e encerramento do período de transição.
Setores mais impactados e os desafios internos de cada área
No setor de serviços, a unificação de impostos pelo IVA dual exige revisões precisas da alíquota de ISS e PIS/Cofins. A equipe de TI precisa atualizar módulos de faturamento nos ERPs para suportar o IBS e o CBS. O departamento contábil deve revisar a classificação de serviços e contratos, enquanto a área de suprimentos negocia ajustes em contratos de tecnologia e manutenção.
Na indústria, a transição afeta o custo de matérias-primas e o preço final dos produtos. TI deve integrar o split payment e recalcular automaticamente os tributos no sistema. Suprimentos precisa reavaliar acordos com fornecedores para refletir novas alíquotas, e a contabilidade deve readequar a escrituração fiscal e controlar estoques conforme o novo regime.
Para o comércio, a reformulação na precificação de mercadorias é crítica: o IBS e a CBS alteram margens de lucro. TI terá de atualizar catálogos de produtos e gateways de pagamento. Suprimentos ajustará políticas de compras e gestão de estoque, e o setor contábil monitorará fluxo de caixa e alíquotas eficazes em tempo real.
No agronegócio, regimes simplificados perdem benefícios, aumentando a carga tributária. A área de TI precisa customizar sistemas para gerenciar as novas contribuições. Suprimentos deve planejar logística e armazenagem considerando custos adicionais, e a contabilidade revisará incentivos fiscais e relatórios de conformidade para evitar contingências.
Como preparar sua empresa para a transição tributária
Para garantir uma migração tranquila ao novo regime de notas fiscais, siga um passo a passo prático e organizado, envolvendo as áreas de tecnologia, contabilidade e gestão.
- Auditoria de sistemas: faça um mapeamento completo dos processos de emissão de NFs e identifique gaps em ERPs atuais (SAP, TOTVS, outros).
- Atualização de ERPs: contrate atualizações ou módulos adicionais que suportem o IVA dual (IBS e CBS) e o split payment, testando cada funcionalidade em ambiente simulado.
- Revisão de processos internos: redesenhe workflows de faturamento, definindo responsáveis, prazos e checkpoints para conferência automática de tributos.
- Capacitação da equipe: promova treinamentos práticos sobre as novas alíquotas, mecanismos de retenção automática e mudanças no fluxo de caixa.
- Planejamento estratégico de médio prazo: estabeleça um cronograma interno alinhado ao calendário oficial (2026–2033), com metas trimestrais de integração, testes e auditorias.
- Monitoramento e ajustes: implemente indicadores de performance (tempo de emissão, erros fiscais, retrabalhos) e revise periodicamente para otimizar processos.
Com esse planejamento estruturado, sua empresa estará pronta para se adaptar gradualmente às novas regras de notas fiscais e evitar surpresas durante a transição tributária.
Como a Exatus Soluções Contábeis pode ajudar na adequação
Contar com um parceiro especializado torna todo o processo mais tranquilo. A Exatus Soluções Contábeis oferece um conjunto de serviços alinhados às demandas da reforma tributária:
- Gestão tributária: análise de impactos e planejamento estratégico para IBS e CBS;
- Legalização de CNPJ: acompanhamento completo de documentações e inscrições;
- Abertura de empresa: agilização de processos para novos empreendimentos;
- Suporte em Imposto de Renda: orientações e entrega sem falhas, reduzindo riscos;
Com essa expertise, sua equipe pode focar na operação enquanto a Exatus garante a conformidade fiscal, a atualização de sistemas e o cumprimento dos prazos até 2026 e além.
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Fonte Desta Curadoria
Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma tributária: empresas devem focar em novas regras de NFs
