Erros na Nota Fiscal podem gerar multas: como a Reforma Tributária reforça seu papel estratégico

Em meio à Reforma Tributária, a Nota Fiscal assume papel crucial – e qualquer erro no preenchimento pode resultar em:

• Multas elevadas
• Bloqueios fiscais
• Comprometimento de crédito tributário

A partir de 2026, a NF-e incluirá campos para IBS, CBS e IS, reforçando sua importância no cálculo e comprovação de impostos. Saiba como garantir conformidade e evitar penalidades sob o novo regime.

Perigo à vista: multas e bloqueios por preenchimento incorreto

Sob o novo modelo, a Nota Fiscal Eletrônica passa a ser fiscalizada em detalhes pelo Fisco. Qualquer erro de preenchimento – desde dados cadastrais incorretos até omissão de campos relativos a IBS, CBS e IS – pode acarretar consequências graves.

• Multas elevadas, calculadas sobre o valor da operação;
• Bloqueios fiscais que impedem emissão ou circulação de mercadorias;
• Autuações e suspensão temporária do CNPJ;
• Perda ou retenção de créditos tributários.

Diante desse cenário, a revisão minuciosa das informações e a adoção de sistemas que garantam validação automática se tornam urgentes. A conformidade plena evita sanções e assegura a continuidade das operações.

A nova função da Nota Fiscal na Reforma Tributária

A partir de 2026, a NF-e passa a integrar campos específicos para os novos tributos criados pela Reforma Tributária, conforme a Lei Complementar 214/2025.

Esses ajustes transformam a nota fiscal eletrônica no principal instrumento de cálculo e comprovação de impostos sobre consumo.

• Campo IBS: registra o valor do Imposto sobre Bens e Serviços incidente em cada operação;
• Campo CBS: detalha a alíquota e a base de cálculo da Contribuição sobre Bens e Serviços;
• Campo IS: identifica tributos seletivos aplicáveis a produtos e serviços específicos.

Com essa adaptação, a NF-e garante maior precisão na apuração tributária e consolida seu papel de fonte única de dados confiáveis para Fisco, empresas e contadores.

Novos tipos de Nota: débito e crédito tributário

Com a Reforma Tributária, a NF-e ganha duas finalidades adicionais para maior controle dos fluxos tributários:

• Nota de débito: emitida quando há aumento do valor do imposto devido pelo remetente. Registra o acréscimo e gera automaticamente a redução equivalente no crédito do destinatário, garantindo balanço exato entre débito e crédito.
• Nota de crédito: utilizada no caso inverso, para documentar a diminuição do tributo originalmente calculado. Evidencia o crédito a favor do emitente e a redução correspondente na obrigação do destinatário.

Esses novos documentos tornam a rastreabilidade mais precisa, pois cada ajuste de tributo passa a constar explicitamente no sistema. O Fisco e as empresas passam a dispor de histórico detalhado de todas as variações de débito e crédito, fortalecendo o compliance e facilitando auditorias.

Ao exigir emissão padronizada em cada ajuste, o novo modelo evita inconsistências e assegura que toda movimentação tributária seja plenamente comprovada, automatizando o controle e reduzindo riscos de divergências na apuração final.

Split payment: automação e precisão no recolhimento

No modelo de split payment, a Nota Fiscal Eletrônica deixa de ser apenas um comprovante de venda e se torna ferramenta ativa na gestão tributária: assim que a transação é registrada, o sistema separa automaticamente os valores destinados ao IBS, à CBS e ao Imposto Seletivo, direcionando cada parcela diretamente aos cofres públicos. Essa segregação instantânea evita a mescla de recursos e reduz significativamente o risco de divergências na apuração de tributos.

Para implementar o split payment com eficiência, é fundamental contar com soluções integradas de emissão de NF-e e gestão financeira que suportem os novos campos obrigatórios. Entre os principais benefícios desse modelo estão:

• Automação total do cálculo e do repasse tributário;
• Redução de retrabalho e de falhas humanas;
• Transparência e visibilidade em tempo real dos valores recolhidos;
• Conformidade imediata com as exigências da Reforma Tributária.

Em um cenário em que qualquer inconsistência pode gerar multas ou bloqueios fiscais, adotar o split payment significa garantir que cada centavo de tributo seja corretamente identificado e enviado, fortalecendo a segurança das operações e o controle interno das empresas.

Transparência e compliance: leiautes e integração de sistemas

Com a instauração da Reforma Tributária, a NF-e passa a ser monitorada em tempo real por Receita Federal, Estados e Municípios. Cada nota emitida alimenta bases de dados unificadas, permitindo rastrear operações, identificar divergências e mitigar riscos de sonegação.

Para atender a esse fluxo contínuo de informações, é imprescindível atualizar os leiautes oficiais conforme as Notas Técnicas publicadas pela RFB e pelo ENCAT. Entre os principais ajustes estão:

• Inserção de campos para IBS, CBS e IS;
• Novas tags para detalhamento de operações imunes, isentas e suspensas;
• Alterações no grupo de informações adicionais e complementares;
• Atualização de schemas XSD para validade do XML.

Além disso, a correta integração entre sistemas de emissão de NF-e, ERP e plataformas de validação garante que todas as notas sigam o padrão exigido antes do envio. Processos automáticos de conferência de layout, testes de homologação e validação de schema ajudam a:

• Detectar erros de preenchimento precocemente;
• Evitar rejeições pela autoridade fiscal;
• Assegurar consistência entre dados comerciais e fiscais.

Dessa forma, empresas e contadores fortalecem o compliance, ao mesmo tempo em que contribuem para um ambiente tributário mais transparente e eficiente.

Como a Exatus Soluções Contábeis pode apoiar sua empresa

Preparar-se para as mudanças tributárias é essencial para evitar riscos e aproveitar oportunidades. Com a Exatus Soluções Contábeis ao seu lado, você conta com expertise técnica e processos ajustados ao novo regime, garantindo conformidade e segurança.

• Gestão tributária eficiente, analisando campos de IBS, CBS e IS;
• Legalização e abertura de CNPJ, assegurando a regularidade da sua empresa;
• Automação de emissão e validação de notas fiscais eletrônicas;
• Integração de sistemas ERP e conferência automática de leiautes;
• Monitoramento contínuo de atualizações legais e suporte em split payment.

Assim, você reduz riscos de multas e bloqueios fiscais, mantém a operação em dia e foca no crescimento do seu negócio, enquanto a Exatus cuida da burocracia.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Nota Fiscal ganha papel estratégico na reforma tributária