IR 2026: empresas têm até sexta (27) para entregar informe de rendimentos

Empresas e órgãos públicos têm até sexta-feira, 27 de fevereiro, para entregar aos trabalhadores, aposentados e pensionistas o informe de rendimentos do IR 2026. Esse comprovante é fundamental para o preenchimento correto da declaração e reúne salários, 13º, férias, PLR, descontos e outras informações do ano-base 2025.

O não cumprimento do prazo pode gerar multa de R$ 41,43 por informe não entregue, além de transtornos para os prestadores de serviços e para a área de RH. A Receita Federal ainda permite envio impresso ou digital, mas exige que todos os dados estejam completos.

Nesta curadoria, detalharemos as obrigações legais, as penalidades aplicáveis e um passo a passo para garantir a entrega dentro do prazo e evitar multas.

A urgência do prazo para entrega do informe de rendimentos

As empresas têm até 27 de fevereiro de 2026 para disponibilizar aos seus colaboradores o informe de rendimentos referente ao ano-base 2025.

O descumprimento desse prazo acarreta consequências imediatas:

• Multa de R$ 41,43 por informe não entregue;
• Riscos de fiscalizações e autuações pela Receita Federal;
• Atraso na entrega da declaração de IR pelos trabalhadores;
• Prejuízos à imagem da empresa junto a funcionários e mercado.

Para evitar penalidades e garantir a conformidade, o setor de RH deve planejar a emissão e o envio dos comprovantes com antecedência, assegurando que todos recebam o documento dentro do prazo legal.

O que diz a Receita Federal sobre o informe de rendimentos

O informe de rendimentos deve reunir todas as informações sobre pagamentos feitos em 2025, incluindo salário, 13º salário, férias, participação nos lucros e resultados (PLR), prêmios e descontos obrigatórios, como contribuições previdenciárias e de plano de saúde. Além disso, o documento precisa conter o nome, o CNPJ da fonte pagadora e o total de IR retido na fonte no período.

Devem fornecer o comprovante:

• Empresas e órgãos públicos a seus empregados, servidores e aposentados;
• Instituições financeiras, bancos e corretoras para rendimentos de aplicações;
• Operadoras de planos de saúde e empresas de previdência privada, no formato de resumo;
• Qualquer fonte pagadora que tenha efetuado pagamentos sujeitos ao IR.

A entrega pode ser feita em formato impresso ou digital, por meio de sistema interno da empresa, plataforma online, e-mail ou aplicativo. A versão eletrônica substitui a impressa, desde que acessível ao trabalhador. O importante é garantir que o documento esteja completo e disponível até 27 de fevereiro para evitar multas e facilitar a declaração pelos contribuintes.

Multas e penalidades por atraso ou não disponibilização

As empresas que deixarem de entregar o informe de rendimentos até 27 de fevereiro estão sujeitas à multa de R$ 41,43 por documento não disponibilizado, valor cobrado por funcionário de forma cumulativa.

Além dessa penalidade, as companhias podem enfrentar:

• Autuações e cobranças extras pela Receita Federal;
• Fiscalizações mais rigorosas em anos seguintes;
• Sanções administrativas internas e repercussão negativa na reputação;
• Denúncias formais na ouvidoria da Receita Federal.

Para o trabalhador, a falta do comprovante pode causar:

• Atraso ou erro na entrega da declaração de IR;
• Multas e juros pela Receita caso ultrapasse o prazo de envio;
• Dificuldades para comprovar rendimentos e deduções;
• Necessidade de recorrer a reclamações ou ações judiciais.

Caso o informe não seja enviado, o colaborador pode solicitar internamente ao RH e, se não houver resposta, registrar denúncia na Ouvidoria da Receita Federal (https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/canais_atendimento/ouvidoria) ou recorrer a órgãos de defesa do trabalhador. Manter controle de solicitações e comprovantes de entrega é fundamental para evitar penalidades e preservar a confiança da equipe.

Passo a passo para garantir a entrega correta pelos prestadores de serviços

Para garantir o envio do informe de rendimentos dentro do prazo e sem erros, siga este passo a passo prático para prestadores de serviços e setor de RH:

• Mapear o calendário: defina datas-chave para coleta de dados, geração e envio, respeitando o prazo de 27 de fevereiro.
• Designar responsabilidades: atribua tarefas específicas (coleta de informações, conferência e disparo) a membros da equipe, garantindo clareza de funções.
• Coletar informações completas: reúna dados de salários, 13º, férias, PLR e descontos de todos os colaboradores, conferindo nome, CPF e CNPJ da fonte pagadora.
• Gerar o informe no sistema: utilize o software contábil ou planilha parametrizada para consolidar valores e emitir o documento, observando o layout exigido pela Receita.
• Revisar e validar: faça conferência cruzada entre folha de pagamento e informe gerado; corrija divergências antes do envio.
• Planejar o envio: opte por meio digital (e-mail, portal ou sistema interno) ou impresso, informando aos colaboradores a forma de acesso e o prazo para eventuais dúvidas.
• Confirmar recebimento: solicite confirmação dos destinatários e mantenha registro das entregas (e-mails enviados ou comprovantes físicos assinados).

Mantenha um controle de protocolos e pendências para responder rapidamente a solicitações ou reclamações, assegurando conformidade e evitando multas.

Regras de declaração de IR 2026: quem deve declarar

De acordo com os critérios adotados pela Receita Federal para o Imposto de Renda 2026, estão obrigados a entregar a declaração os contribuintes que, em 2024:

• Receberam rendimentos tributáveis (salários, aposentadorias, aluguéis e serviços) superiores a R$ 30.639,90;
• Obtiveram rendimentos isentos ou tributados exclusivamente na fonte (como FGTS, indenizações legais e pensão alimentícia) acima de R$ 200.000;
• Tiveram ganho de capital na venda de bens ou operações em bolsa de valores, mercadorias e futuros acima de R$ 40.000;
• Obtiveram receita bruta de atividade rural superior a R$ 153.199,50 ou desejam compensar prejuízos rurais de anos anteriores;
• Possuíram, em 31 de dezembro de 2024, bens e direitos com valor total superior a R$ 800.000;
• Tornaram-se residentes no Brasil em qualquer mês de 2024;
• Venderam imóveis residenciais com isenção de IR sobre o ganho de capital, desde que o valor da venda seja reinvestido em outro imóvel no prazo de 180 dias.

Esses critérios podem sofrer alterações pela Receita Federal, portanto é recomendável consultar o site oficial antes de preencher a declaração.

Como a Exatus Soluções Contábeis pode simplificar sua gestão tributária

Manter prazos e obrigações fiscais sob controle é fundamental para qualquer prestador de serviços. A Exatus Soluções Contábeis oferece estrutura e processos ajustados às necessidades de cada empresa, garantindo a emissão e o envio de todos os documentos de Imposto de Renda dentro do calendário legal.

Entre as principais frentes de apoio estão:

• Gestão tributária completa, com conferência de dados e orientação sobre deduções;
• Legalização e abertura de CNPJ, acompanhando cada etapa burocrática;
• Emissão de informes de rendimentos e entrega no formato recomendável;
• Suporte no preenchimento e envio da declaração de IR Pessoa Jurídica e Pessoa Física;
• Acompanhamento de alterações na legislação para manter sua empresa sempre em dia.

Com esses serviços, o setor de RH e os prestadores de serviços podem focar no crescimento do negócio, contando com o respaldo técnico de quem entende de contabilidade e tributação.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site A Gazeta. Para ter acesso à matéria original, acesse IR 2026: empresas têm até sexta-feira (27) para entregar informe de rendimentos