Sua empresa pode parar de operar em 2026 se não se adaptar à Reforma Tributária

Em janeiro de 2026, a não adaptação à Reforma Tributária pode impedir sua empresa de emitir notas fiscais eletrônicas, resultando na paralisação total das operações. Com a integração da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) aos documentos fiscais, o envio correto de novas informações se torna indispensável para que as notas sejam aceitas pela Receita Federal.

Isso atinge principalmente prestadores de serviços enquadrados nos regimes de Lucro Real, Presumido e Simples, que precisarão revisar cadastros fiscais, layouts de documentos e parametrizações dos sistemas de faturamento. Sem essas atualizações, não há emissão, não há faturamento e não há negócio.

O risco de paralisação das operações em 2026

Desde janeiro de 2026, a emissão de notas fiscais eletrônicas ficará condicionada ao correto preenchimento dos novos campos da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS). Sem esses dados, qualquer NF-e será automaticamente rejeitada pela Receita Federal.

Se o sistema da empresa não estiver parametrizado para a CBS até o dia 5 de janeiro de 2026, não haverá emissão de nota, bloqueando vendas, serviços e faturamento.

O resultado é uma paralisação técnica: sem documento fiscal válido, não há operação possível. Empresas de todos os portes e regimes tributários estarão sujeitas ao mesmo risco.

Para evitar falhas automáticas no envio de informações, é fundamental revisar cadastros fiscais, atualizar layouts e integrar a nova contribuição aos sistemas de faturamento antes do prazo.

Como a integração da CBS afetará seus documentos fiscais eletrônicos

A Receita Federal publicou a norma técnica que regulamenta a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) a ser integrada aos registros eletrônicos de notas fiscais. Essa norma define campos obrigatórios e novos grupos de informações que deverão constar no layout do XML da NF-e, garantindo o envio correto de alíquotas, bases de cálculo e códigos tributários.

O prazo para parametrização nos sistemas de gestão, ERPs e emissores de NF-e vai até 5 de janeiro de 2026. Após essa data, qualquer nota sem os dados exigidos será rejeitada automaticamente, impedindo a emissão e bloqueando operações.

• Atualização de layout no XML: inclusão do grupo “CBS” com campos de código, alíquota e base de cálculo;
• Revisão de cadastros fiscais: ajustes em classificações de serviços para refletir a nova tributação;
• Integração com sistemas de faturamento: adequação de ERPs e módulos de emissão para transmitir a CBS;
• Testes de homologação: validação prévia de envio em ambiente de produção restrita da Receita.

Essas adaptações são essenciais para garantir conformidade com a norma técnica e evitar rejeição automática das NF-e a partir de janeiro de 2026.

Empresas do Lucro Real, Presumido e Simples: quem está na linha de frente

Os regimes de Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional precisarão ajustar diferentes aspectos em seus sistemas de emissão para incorporar a CBS e evitar a rejeição automática de NF-e a partir de janeiro de 2026.

• Lucro Real
  • Revisar cadastros de produtos e serviços, com atenção especial aos insumos que geram créditos de PIS/COFINS;
  • Atualizar layout do XML para incluir campos de base de cálculo, alíquotas e código da CBS;
  • Parametrizar nos ERPs a apuração de créditos e débitos conforme as novas regras.
• Lucro Presumido
  • Adequar códigos de receita e classificações fiscais para refletir as alíquotas presumidas da CBS;
  • Revisar modelos de nota para garantir o destaque correto dos dados tributários;
  • Testar a transmissão de NF-e em ambiente de homologação da Receita.
• Simples Nacional
  • Mapear as faixas de receita e anexos impactados para parametrizar alíquotas na nota;
  • Atualizar cadastros de clientes e fornecedores com novos campos obrigatórios;
  • Adaptar sistemas de faturamento para geração automática dos grupos de informação da CBS.

Cada regime exige um plano de ação específico, mas todos compartilham a necessidade de revisar cadastros, layouts e integrações antes do prazo de 5 de janeiro de 2026.

Três pilares para garantir conformidade

Para garantir conformidade com a Reforma Tributária, concentre-se em três pilares essenciais:

• Gestão e Planejamento:
  • Realizar simulações de carga tributária com CBS e IBS;
  • Revisar preços, margens e regime tributário antes da implantação;
  • Definir cronograma de ações e responsabilidades internas.
• Contratos e Rotinas:
  • Adequar cláusulas contratuais para repasse e recolhimento de tributos;
  • Padronizar procedimentos de emissão, conferência e armazenamento de NF-e;
  • Atualizar rotinas de provisionamento e acompanhamento de obrigações fiscais.
• Sistemas e Tecnologia:
  • Parametrizar ERPs e emissores de NF-e para inclusão dos campos da CBS;
  • Testar e validar layouts XML em ambiente de homologação da Receita;
  • Implementar monitoramento contínuo de rejeições e ajustes automatizados.

Passos imediatos para se antecipar

Para evitar surpresas e garantir conformidade com a Reforma Tributária, adote as seguintes medidas o quanto antes. Essas ações ajudarão a adequar processos, sistemas e equipes antes do prazo de 5 de janeiro de 2026.

• Diagnóstico tributário completo: revisite sua carga tributária atual e simule cenários com CBS e IBS para identificar impactos e necessidades de ajuste.
• Revisão de contratos e cláusulas: atualize acordos com clientes e fornecedores, incluindo cláusulas de repasse, destaque de tributos e obrigações acessórias.
• Treinamento de equipes: capacite áreas fiscal, contábil e operacional sobre as mudanças na emissão de NF-e, preenchimento de campos da CBS e fluxo de homologação.
• Atualização de sistemas e ERPs: parametrize layouts, cadastros fiscais e módulos de faturamento para incorporar os novos campos e regras da CBS.
• Testes e homologação: realize envios de NF-e em ambiente de teste da Receita, monitore rejeições e ajuste configurações antes do início da operação definitiva.
• Monitoramento e governança contínua: implemente processos de acompanhamento de alterações normativas e auditoria de emissões para evitar inconsistências futuras.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma Tributária: empresas sem adaptação podem parar de operar em 2026