Reforma Tributária em Fase de Transição: o que sua empresa precisa saber para 2026

O prazo de transição para a reforma tributária se aproxima e, sem preparo, prestadores de serviços podem arcar com multas de até 5% do faturamento ou sofrer atrasos na entrega de obrigações acessórias.

Empresas que não revisarem processos internos até 2026 enfrentam aumento de custos operacionais e riscos de autuações pela Receita Federal.

Nas próximas seções, você verá os desafios e oportunidades dessa fase de adaptação e aprenderá como evitar surpresas e garantir conformidade.

Atenção: sem preparo, sua empresa pode enfrentar multas e custos extras

Imagine um escritório de contabilidade que fatura R$ 500 mil por ano e deixa de ajustar seus cadastros para o novo sistema: uma multa de até 5% do faturamento poderia representar um gasto extra de R$ 25 mil, sem contar juros e encargos moratórios.

Em outro caso, uma consultoria de serviços de TI deixa de adotar corretamente as regras de unificação de tributos e acaba recolhendo R$ 15 mil a mais em impostos, comprometendo o fluxo de caixa do trimestre.

• Multas proporcionais ao faturamento e juros de mora;
• Bloqueio de créditos tributários essenciais para o capital de giro;
• Atrasos na entrega de obrigações acessórias, com risco de autuação;
• Perda de competitividade devido a custos operacionais elevados;
• Dificuldade em planejar investimentos por incerteza fiscal.

Esses cenários reforçam por que a adaptação antecipada é vital para evitar custos imprevistos e manter a saúde financeira do negócio durante a transição.

Entenda os pontos cruciais da transição para 2026

O processo de transição para a reforma tributária segue um cronograma estruturado, com etapas claras até 2026:

• Até 31/12/2024 – publicação de leis complementares e padronização de cadastros no ambiente federal e estadual;
• 1º semestre de 2025 – homologação do novo SPED unificado e ajustes em sistemas de gestão contábil;
• 2º semestre de 2025 – definição das alíquotas do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e regras de apuração de créditos;
• Janeiro de 2026 – início da cobrança do IBS, substituindo PIS/Cofins e ICMS em transações interestaduais;
• Julho de 2026 – operação plena do sistema de apuração única, com relatórios mensais padronizados;
• Dezembro de 2026 – encerramento da fase de testes, auditoria final e consolidação dos novos procedimentos fiscais.

Para não ser surpreendido, é fundamental mapear cada etapa, revisar processos internos e acompanhar publicações oficiais, garantindo que sua empresa esteja pronta para as mudanças previstas.

Fases de implementação e prazos estabelecidos

Para manter sua empresa em dia, acompanhe as seguintes etapas:

• Até 31/12/2024 – Publicação das leis complementares e padronização de cadastros no ambiente federal e estadual.
• 1º semestre de 2025 – Homologação do novo SPED unificado e realização de testes iniciais em sistemas de gestão.
• 2º semestre de 2025 – Definição das alíquotas do IBS e regras para apuração de créditos fiscais.
• Janeiro de 2026 – Início da cobrança do IBS em operações interestaduais, substituindo PIS/Cofins e ICMS.
• Julho de 2026 – Operação plena do sistema de apuração única, com geração de relatórios mensais padronizados.
• Dezembro de 2026 – Conclusão da fase de testes, auditoria final e consolidação dos novos procedimentos fiscais.

Cada etapa demanda ajustes em processos internos, atualizações de software e treinamento da equipe. Mantenha um cronograma de revisões para garantir conformidade e evitar atrasos.

Principais alterações no cálculo e recolhimento de tributos

Com a reforma, o modelo atual de apuração fragmentado dá lugar a um sistema único de débito e crédito, simplificando o recolhimento e reduzindo a cumulatividade.

Veja na prática quais mudanças entram em vigor:

• Tributos unificados: PIS, Cofins e ICMS são substituídos pelo IBS, com base única para todas as operações interestaduais.
• Adoção de alíquotas uniformes: faixas nacionais definidas garantem menor variação entre estados e atividades.
• Sistema de débito e crédito: cada empresa credita insumos e serviços adquiridos, abatendo do valor devido na venda.
• Ampliação de créditos fiscais: amplia-se o rol de itens que geram direito a crédito, inclusive serviços utilizados na produção.
• SPED unificado: relatórios mensais padronizados reúnem todas as informações fiscais em um único arquivo digital.

No dia a dia, esses ajustes exigem atualização de sistemas de gestão, revisão de cadastros de insumos e treinamento da equipe contábil, garantindo maior transparência e controle sobre o fluxo de tributos.

Desafios e oportunidades para prestadores de serviços

Na transição para a nova reforma, prestadores de serviços enfrentarão momentos de adaptação que exigem planejamento e agilidade. A complexidade inicial pode gerar custos extras e exigirá esforço concentrado da equipe contábil e de tecnologia.

• Adequação de sistemas: atualizar ERPs e plataformas de gestão para o SPED unificado pode demandar consultorias e prazos alinhados a fornecedores;
• Capacitação de equipes: treinar profissionais em novos conceitos de IBS, débito e crédito tributário para evitar erros de apuração;
• Revisão de processos internos: mapear fluxos, cadastros e rotinas fiscais para garantir conformidade nas operações diárias;
• Gestão de custos temporários: provisionar investimentos em software e consultoria, reduzindo impacto no caixa.

Por outro lado, a unificação e simplificação tributária trazem ganhos que ajudam a equilibrar esses desafios.

• Simplificação de obrigações acessórias: consolidação de diversos relatórios em um único arquivo digital;
• Planejamento tributário mais eficiente: aproveitamento ampliado de créditos fiscais e menor cumulatividade;
• Previsibilidade de alíquotas: faixas nacionais uniformes facilitam projeções de custo e pricing;
• Melhor controle de fluxo: harmonização dos registros permite análises gerenciais mais precisas.

Passos práticos para garantir conformidade e reduzir riscos

Para garantir conformidade e minimizar riscos durante a transição, adote medidas práticas e estruturadas:

• Mapear processos: revisite workflows fiscais, identifique gargalos e ajuste rotinas de lançamentos.
• Atualizar sistemas: implemente ou configure ERPs e SPED unificado, assegurando integração dos módulos tributários.
• Capacitar a equipe: treine contadores e colaboradores-chave em conceitos de IBS, débito e crédito fiscal.
• Simular cenários: realize testes de apuração e geração de relatórios para identificar inconsistências antes da obrigatoriedade.
• Monitorar prazos: estabeleça calendários de entregas e auditorias internas periódicas para não perder nenhuma data crítica.
• Documentar procedimentos: registre manuais e instruções para padronizar ações e facilitar auditorias futuras.

Com essas ações, sua empresa estará preparada para enfrentar cada etapa da reforma sem surpresas e manter a saúde fiscal em dia.

Conte com a Exatus Soluções Contábeis para uma transição sem surpresas

Durante a fase de adaptação, ter o suporte de especialistas em gestão tributária faz toda a diferença para evitar erros de apuração e penalidades. A Exatus Soluções Contábeis acompanha cada etapa do processo de transição, oferecendo uma abordagem personalizada que alinha seu negócio ao novo regime e libera você das tarefas burocráticas.

Conheça como nossos serviços podem apoiar sua empresa até 2026:

• Gestão tributária – planejamento, apuração e monitoramento de obrigações fiscais conforme as novas regras;
• Legalização – regularização de atividades e adequação de documentos para operar sem riscos;
• Abertura de CNPJ – constituição de empresas com todos os registros necessários para o novo sistema;
• Imposto de Renda – elaboração e envio de declarações para pessoa jurídica e física, com foco na redução de passivos.

Com a Exatus ao seu lado, você garante conformidade e tranquilidade para focar no crescimento do negócio.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma tributária: tudo sobre a transição