Reforma Tributária: como a Nota Técnica 2025.002-RTC redefine a NF-e para IBS e CBS

Prestadores de serviços têm até janeiro de 2026 para ajustar seus sistemas ao novo leiaute da NF-e ou correr o risco de multas e autuações. A Nota Técnica 2025.002-RTC, fruto da Reforma Tributária, redefine a NF-e e NFC-e para incluir os tributos IBS e CBS, trazendo mudanças na escrituração e no controle fiscal.

Quem se antecipar garante:

• Classificação detalhada de alíquotas e bases de cálculo
• Otimização de créditos fiscais de IBS e CBS
• Automação dos processos contábeis e fiscais

Entenda neste artigo a base legal da LC 214/2025 e da EC 132/2023 e prepare sua empresa para operar com mais segurança e eficiência no novo cenário tributário.

Atenção: prazo para adaptação se aproxima e falhas podem gerar multas

O prazo estabelecido pela Nota Técnica 2025.002-RTC termina em janeiro de 2026. A partir dessa data, todas as NF-e e NFC-e deverão contemplar os novos campos para IBS e CBS. O não cumprimento pode resultar em autuações fiscais, multas diárias e até embargo da emissão de documentos fiscais.

Para quem se organiza com antecedência, a transição traz ganhos operacionais e gerenciais. Além de evitar penalidades, sua empresa pode:

• Revisar e testar o sistema ERP de forma gradual;
• Capacitar a equipe contábil e fiscal antes da obrigatoriedade;
• Adequar processos internos sem sobrecarga de última hora;
• Otimizar o aproveitamento de créditos de IBS e CBS desde o início.

Contexto legal da Nota Técnica 2025.002-RTC

A Emenda Constitucional 132/2023 e a Lei Complementar 214/2025 deram origem aos tributos IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), substituindo impostos como ICMS, ISS, PIS e COFINS em regime não cumulativo. Essa mudança visa simplificar o sistema tributário de consumo e ampliar o aproveitamento de créditos fiscais.

A Nota Técnica 2025.002-RTC, baseada na LC 214/2025, detalha os ajustes necessários na NF-e e NFC-e para incorporar IBS, CBS e o Imposto Seletivo (IS), garantindo a padronização nacional dos documentos fiscais eletrônicos. Entre os principais pontos, a NT define:

• Grupos e campos específicos para alíquotas, bases de cálculo e valores de IBS, CBS e IS;
• Códigos de classificação tributária unificados para todos os entes federativos;
• Regras de escrituração e controle de créditos financeiros de forma granular.

Com obrigatoriedade a partir de janeiro de 2026, essa base legal assegura que todos os estados, o Distrito Federal e os municípios adotem, de maneira uniforme, o novo leiaute fiscal, promovendo maior transparência e eficiência na apuração e no compartilhamento de receitas tributárias.

Principais alterações no leiaute da NF-e para IBS e CBS

A NT 2025.002-RTC redefine a estrutura do XML da NF-e/NFC-e, criando campos e grupos específicos para detalhar os novos tributos IBS, CBS e o Imposto Seletivo. Essas mudanças visam dar mais transparência à apuração fiscal e automatizar a escrituração contábil.

Grupo UB – Detalhamento de IBS, CBS e Imposto Seletivo

O Grupo UB centraliza as informações tributárias por item da nota, permitindo:

• Alíquotas discriminadas por estado e município;
• Base de cálculo e valor de cada tributo;
• Situações tributárias (tributado, isento, diferido, presumido);
• Tratamentos especiais para operações monofásicas, devoluções e diferimento.

Grupo W03 – Totalização por tributo e ente federativo

No Grupo W03, são consolidados os totais da NF-e, exibindo somatórios de bases de cálculo, créditos e débitos de IBS, CBS e IS, separados por UF e município. Essa divisão facilita a partilha de receitas e a fiscalização pelos entes federativos.

Eventos eletrônicos específicos

• Solicitação e apropriação de crédito presumido;
• Registro de destinação para consumo pessoal e perecimento de mercadorias;
• Manifestação sobre transferência de crédito em operações de sucessão;
• Cancelamento de eventos e ajustes de valores.

Tabelas de classificação tributária

Foram padronizados códigos de classificação para IBS, CBS e Imposto Seletivo, incluindo identificação de crédito presumido. Essas tabelas unificam o tratamento tributário em todo o país, garantindo clareza e uniformidade na emissão dos documentos fiscais eletrônicos.

Grupo UB – Detalhamento de IBS, CBS e Imposto Seletivo

O Grupo UB no leiaute da NF-e/NFC-e concentra, por item, todas as informações tributárias essenciais para IBS, CBS e Imposto Seletivo (IS). Esse agrupamento aumenta a precisão e a transparência na apuração, abarcando:

• Aliquotas específicas: campos para informar percentuais de IBS e CBS por estado e município;
• Base de cálculo: indicação detalhada da base utilizada em cada operação;
• Valor do tributo: registro do montante gerado a partir da alíquota aplicada;
• Situação tributária: códigos para identificar regimes tributados, isentos, diferidos, presumidos ou com créditos especiais;
• Tratamentos extras: campos para operações monofásicas, devoluções e diferimentos, possibilitando ajustes e apropriação de créditos.

Com essa granularidade, o Grupo UB facilita a integração direta do XML ao sistema contábil, reduz erros de classificação e torna mais ágil o controle dos créditos fiscais.

Grupo W03 – Totalização por tributo e ente federativo

O Grupo W03 consolida no XML da NF-e/NFC-e os totais de cada tributo, reunindo bases de cálculo, créditos e débitos por unidade federativa e município. Essa estrutura padronizada oferece visão consolidada por jurisdição e simplifica conferências fiscais.

• Base de cálculo: somatório dos valores tributáveis de IBS, CBS e IS;
• Créditos e débitos: valores consolidados para aproveitamento e recolhimento;
• Discriminação por UF e município: campos para informar códigos de estado e município;
• Facilitação da partilha e fiscalização: dados prontos para alocação e conferência pelos entes federativos.

Com o Grupo W03, as empresas ganham precisão nos relatórios fiscais, enquanto os fiscos estaduais e municipais agilizam o processamento e o controle das receitas tributárias.

Eventos eletrônicos específicos

Com a NT 2025.002-RTC, novos eventos eletrônicos ampliam o controle fiscal e evitam inconsistências na NF-e/NFC-e. Na prática, você deve:

• Solicitar apropriação de crédito presumido: ao conceder desconto ou bonificação em serviços, registrar o crédito presumido de CBS para evitar perda de benefício.
• Registrar destinação para consumo pessoal: quando um colaborador utiliza material ou mercadoria, emitir evento que impede a geração indevida de crédito pelo tomador.
• Informar perecimento, perda, roubo ou furto: em casos de avaria ou sinistro de estoque, enviar o evento para excluir esses itens da base de cálculo de IBS e CBS.
• Manifestar transferência de crédito em sucessão: em fusões ou aquisições, registrar o evento que transfere créditos acumulados ao sucessor legal.
• Cancelar eventos e ajustar valores: sempre que detectar erro em alíquotas ou cálculos, emitir o cancelamento do evento anterior e reenviar os dados corretos.

Tabelas de classificação tributária

Para garantir uniformidade na alocação de IBS, CBS e Imposto Seletivo (IS), a Nota Técnica 2025.002-RTC estabelece tabelas padronizadas de códigos tributários. Cada item da NF-e/NFC-e deve ser identificado segundo estas referências, o que facilita o cruzamento de dados pelos fiscos e a automação contábil.

• Código de tributação IBS: identifica itens sujeitos ao Imposto sobre Bens e Serviços por categoria de mercadoria ou serviço.
• Código de tributação CBS: classifica operações que geram Contribuição sobre Bens e Serviços, diferenciando alíquotas aplicáveis.
• Código de Imposto Seletivo (IS): padroniza o registro de produtos sujeitos a tributação especial (bebidas, combustíveis, etc.).
• Código de crédito presumido: sinaliza operações elegíveis ao aproveitamento automático de crédito, conforme legislação estadual ou municipal.

Ao adotar essas tabelas, as empresas asseguram clareza na emissão de documentos fiscais eletrônicos, simplificam a manutenção do plano de contas e reduzem inconsistências em auditorias fiscais.

Impactos contábeis e operacionais para o prestador de serviços

As mudanças na NF-e para inclusão de IBS e CBS trazem impactos diretos à rotina contábil dos prestadores de serviços, exigindo revisões no plano de contas, na escrituração fiscal e nos sistemas de gestão.

• Revisão do plano de contas: criar contas específicas para IBS a recolher, CBS a recolher e respectivos créditos a recuperar.
• Adequação de sistemas fiscais e ERP: parametrizar novos campos do XML, garantir geração de relatórios com agrupamento por tributo e ente federativo.
• Conciliação contábil automatizada: detalhamento por item facilita a conciliação entre o XML da nota e os lançamentos no sistema contábil.
• Aprimoramento de controles internos: implementar checagens eletrônicas para evitar inconsistências em alíquotas, bases de cálculo e eventos específicos.
• Capacitação da equipe: treinar contadores e fiscais para lidar com novos códigos de classificação e procedimentos de registro de crédito.

Com esses ajustes, o prestador de serviços ganha precisão nos lançamentos, agilidade na apuração de impostos e maior segurança em eventuais auditorias fiscais.

Ajustes no plano de contas e escrituração

Para acomodar o IBS e a CBS no plano de contas, crie ou ajuste contas específicas:

• Passivo Circulante: “IBS a recolher” e “CBS a recolher”
• Ativo Circulante: “IBS a recuperar” e “CBS a recuperar”
• Ativo Circulante: “Créditos presumidos de IBS” e “Créditos presumidos de CBS”

Ao emitir a NF-e, registre o lançamento padrão:

• Débito em contas de custo ou despesa, sem incluir IBS/CBS
• Crédito em “IBS a recolher” e “CBS a recolher” pelo valor devido
• Crédito em “IBS a recuperar” e “CBS a recuperar” quando houver direito a crédito

No fechamento do período, concilie os saldos dessas contas com o XML da NF-e e:

• Transfira os créditos apropriados para a apuração fiscal mensal
• Provisione os débitos no passivo e efetue a baixa no pagamento ao fisco

Essa estrutura garante precisão na escrituração e agilidade na conciliação contábil-fiscal.

Integração com Split Payment e fluxo de caixa

O destaque individual de IBS e CBS no XML da NF-e permite que cada tributo seja identificado e pago separadamente, viabilizando o split payment e melhorando o controle de fluxo de caixa.

• Pagamentos segmentados: o valor principal vai ao fornecedor e os tributos vão diretamente ao fisco, sem passar pelo caixa da empresa;
• Previsão de desembolso: o sistema gera guias com datas e valores exatos para cada tributo;
• Redução de imobilização de capital: evita retenção desnecessária de recursos financeiros;
• Conciliação simplificada: relatórios detalhados cruzam dados do XML, ERP e extratos bancários;

Ao integrar esses campos ao ERP, as guias de pagamento de IBS e CBS são emitidas automaticamente, reduzindo erros manuais e liberando sua equipe para tarefas de maior valor estratégico.

Passos para a preparação: sistemas, processos e treinamento

Para atender à obrigatoriedade da NT 2025.002-RTC com segurança, adote ações práticas e coordenadas:

• Atualização de ERP: implemente os novos campos e grupos de IBS, CBS e IS no sistema, execute testes em ambiente de homologação e valide relatórios fiscais.
• Revisão de processos internos: mapeie o fluxo de emissão e recebimento de notas, defina responsáveis pela conferência de alíquotas e condições de crédito, e inclua checkpoints para operações monofásicas, devoluções e eventos específicos.
• Capacitação da equipe: promova treinamentos práticos sobre o novo leiaute, códigos tributários e procedimentos eletrônicos, garantindo que contadores e fiscais dominem emissão, cancelamento e ajustes de eventos.
• Simulação e auditoria interna: realize testes de emissão e conciliação entre XML e sistema contábil, identifique inconsistências e ajuste parametrizações antes do prazo final.
• Documentação de processos: atualize manuais e checklists com procedimentos fiscais e técnicos, assegurando conformidade e facilitando futuras auditorias.

Conclusão e próximos passos para garantir conformidade

Para garantir conformidade frente às mudanças da NT 2025.002-RTC, comece revisando seu cronograma de adaptação e ajustando processos-chave na emissão da NF-e.

Priorize testes em ambiente de homologação e verifique a consistência dos novos campos de IBS, CBS e IS antes de migrar para produção.

Mantenha-se atento a atualizações técnicas e legislações correlatas e mantenha sua equipe treinada sobre códigos de classificação e eventos eletrônicos.

Próximos passos recomendados:

• Mapear todas as rotinas de emissão e recepção de notas;
• Validar o leiaute XML conforme a Nota Técnica 2025.002-RTC;
• Documentar processos internos e capacitar colaboradores;
• Monitorar orientações especializadas e materiais de referência.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma Tributária: Nota Técnica 2025.002-RTC redefine NF-e para IBS e CBS