Empresas despreparadas para a reforma tributária: riscos, números e soluções

Faltando menos de três meses para a entrada em vigor das primeiras obrigações da reforma tributária, 72% das empresas de médio e grande porte ainda não estão prontas para adaptar seus processos internos. Com cerca de 200 novos campos nas notas fiscais e mudanças na forma de recolhimento de tributos, o cenário demanda ação imediata para evitar bloqueios de faturamento, atrasos nos pagamentos e risco ao fluxo de caixa.

Este artigo apresenta os principais números da pesquisa V360, destaca os desafios operacionais mais críticos e traz soluções práticas para orientar sua empresa. Descubra como identificar gargalos, estruturar planos de adaptação e contar com o suporte da Exatus para garantir uma transição segura e eficiente.

O alerta vermelho: riscos de não se adaptar à reforma tributária

O prazo para a adaptação às novas regras tributárias é curto: menos de três meses separam a entrada em vigor das primeiras obrigações. Empresas que não se prepararem podem enfrentar consequências financeiras e operacionais imediatas, comprometendo sua saúde financeira e continuidade de negócios.

Entre os riscos mais críticos, destacam-se:

• Bloqueios de faturamento por falhas na emissão ou conferência das notas fiscais eletrônicas;
• Multas e penalidades decorrentes de declarações incorretas ou fora dos prazos estipulados;
• Interrupção de pagamentos a fornecedores, afetando o relacionamento comercial e o abastecimento;
• Pressão sobre o fluxo de caixa, gerando desequilíbrios e necessidade de capital de giro emergencial.

Além dos impactos imediatos, a falta de preparação pode resultar em retrabalhos manuais, aumento de custos operacionais e exposição a fiscalizações mais rigorosas. Cada dia sem um plano concreto de transição aumenta a probabilidade de inconsistências e falhas no processo de recolhimento de tributos.

Para escapar desse cenário, é fundamental mapear o status atual dos seus processos fiscais, identificar gargalos e estabelecer um cronograma de ações. A urgência exige começar agora: adiar a adaptação hoje significa lidar com riscos e prejuízos amanhã.

Panorama atual: principais números da pesquisa V360

O estudo da V360 ouviu 355 empresas de médio e grande porte, com destaque para o Sudeste (68,2%), e revelou um baixo grau de preparo para a reforma tributária:

• 72% ainda não adaptaram processos internos às novas regras de recolhimento e declaração;
• 33,2% não iniciaram discussões internas sobre os impactos da reforma;
• 38,6% realizaram apenas um levantamento preliminar;
• 28,1% já possuem um plano estruturado de adaptação;
• 47,9% operam com processos fiscais parcialmente estruturados;
• 13,1% ainda mantêm controles manuais sem automação;
• 38,9% dispõem de sistemas integrados para gestão fiscal e conciliação eletrônica.

Esses dados evidenciam os desafios de preparação das empresas para cumprir prazos, evitar riscos operacionais e garantir a continuidade dos negócios.

Empresas sem discussões internas (33,2%)

De acordo com a pesquisa, 33,2% das empresas ainda não iniciaram nenhuma discussão interna sobre os efeitos da reforma tributária. Esse percentual revela que um terço das companhias não mapeou temas essenciais, como mudanças nas alíquotas, campos adicionais nas notas fiscais ou ajustes nos processos de recolhimento de impostos.

A ausência de debate estruturado pode causar surpresa diante de novas exigências, atrasos na implementação de sistemas e falhas na comunicação entre os departamentos fiscal, financeiro e de TI. Para reverter esse cenário, é recomendável reunir lideranças e especialistas em um comitê de governança tributária, definir responsabilidades claras e agendar ciclo de reuniões semanais, garantindo alinhamento ágil e identificação precoce de impactos operacionais.

Planos de adaptação: prontas e em fase inicial

De acordo com o levantamento da V360, 28,1% das empresas já desenvolveram um plano estruturado de adaptação à reforma tributária, com cronograma definido, equipes responsáveis e mapeamento dos principais processos fiscais afetados.

Outras 38,6% encontram-se em fase de levantamento preliminar, coletando dados sobre sistemas, volumes de notas fiscais e requisitos de integração antes de elaborar a estratégia completa.

• Empresas com plano estruturado: análise de riscos, prazos de implantação e alinhamento entre áreas financeira, tributária e de TI.
• Empresas em levantamento preliminar: diagnóstico de infraestrutura, identificação de gaps em processos manuais e definição de metas para as próximas etapas.

Enquanto as primeiras avançam na configuração de sistemas e testes de emissão, as que estão no início devem acelerar a coleta de informações críticas para evitar atrasos e garantir uma transição mais segura até o prazo final.

Desafios operacionais: emissão, conferência e automação de notas fiscais

A pesquisa revela que as empresas enfrentam desafios práticos significativos na emissão e conferência das novas notas fiscais eletrônicas, que passam a demandar maior precisão e agilidade nos processos internos.

• 200 novos campos obrigatórios: atualização urgente dos sistemas de emissão para capturar e transmitir informações extras;
• Conferência de ingresso fiscal: revisão de fluxos manuais para validar cada campo recebido e evitar bloqueios no faturamento;
• Baixa automação: 47,9% das companhias mantêm processos parciais e 13,1% ainda dependem de controles manuais, aumentando risco de inconsistências;
• Duplicatas escriturais: 32,7% ainda não iniciaram a adoção do registro eletrônico, comprometendo a prova de operações;
• Falta de validação automática: 67% não usam ferramentas específicas, expondo-se a atrasos e erros de conferência.

Para mitigar esses riscos, é fundamental investir em integração de sistemas fiscais, automação completa da conferência eletrônica e capacitação das equipes. Apenas assim será possível garantir conformidade, agilidade e segurança no novo cenário tributário.

Os 200 novos campos e o ingresso fiscal

Com a reforma tributária, as notas fiscais eletrônicas incluem cerca de 200 novos campos, que trazem informações detalhadas sobre bens, serviços, tributos e logística. Essa ampliação exige uma revisão cuidadosa dos processos de emissão e ingresso fiscal para evitar falhas na captura e validação dos dados.

• Aumento de complexidade: sistemas de emissão precisam ser atualizados para registrar e transmitir todas as informações adicionais;
• Risco de rejeição: campos faltantes ou formatados incorretamente podem bloquear o faturamento e exigir correções manuais;
• Integração de dados: as novas informações devem ser alinhadas a ERPs, sistemas financeiros e bancos de dados internos para garantir consistência;
• Revisão do ingresso fiscal: conferir cada campo recebido para assegurar conformidade e evitar falhas na conferência de notas de fornecedores;
• Automação e prevenção de gargalos: automatizar a entrada e a validação dos campos reduz retrabalhos, atrasos em pagamentos e inconsistências na contabilidade.

Ao priorizar a revisão e automação dos fluxos de ingresso fiscal, sua empresa garante que cada nota recebida atenda aos novos requisitos, minimizando riscos tributários e mantendo a operação em dia.

Duplicatas escriturais e automação fiscal

As duplicatas escriturais, registros eletrônicos que comprovam operações comerciais, ainda não foram incorporadas de forma ampla pelas empresas brasileiras. Segundo a pesquisa, 32,7% das companhias sequer iniciaram a adaptação para esse novo formato, o que deixa grande parte sem o respaldo digital exigido.

Outras 55,8% estão em fase de preparação, ajustando procedimentos e sistemas para emitir e controlar as duplicatas por via eletrônica. Apenas 11,5% já contam com automação completa, garantindo maior agilidade e segurança nos comprovantes de pagamento.

Sem a automação das duplicatas escriturais, as empresas correm riscos como:

• Erros manuais na emissão e conferência dos documentos;
• Atrasos na comprovação de operações para fins fiscais e financeiros;
• Dificuldades de auditoria e de rastreamento de pagamentos;
• Exposição a multas e inconsistências tributárias.

Sistemas integrados e validação automática em falta

A pesquisa revela que apenas 38,9% das empresas dispõem de sistemas integrados de gestão fiscal e conciliação eletrônica. Na prática, isso significa que a maioria ainda recorre a plataformas isoladas, gerando silos de informação entre os departamentos fiscal, contábil e de TI.

Sem integração, a transferência manual de dados aumenta o tempo de processamento e eleva o risco de erros de digitação. Além disso, 67% das companhias não utilizam ferramentas de validação automática, o que dificulta a detecção precoce de inconsistências e pode resultar em rejeições de notas fiscais.

• Processos de conferência manuais: maior custo operacional e rotinas mais lentas;
• Dados discrepantes: divergências em obrigações acessórias e relatórios;
• Elevado risco de multas: falhas na validação geram autuações fiscais;
• Retrabalho e atrasos: dificuldade em rastrear e corrigir erros;
• Baixa escalabilidade: limitação na capacidade de resposta a auditorias.

Para reduzir atrasos e inconsistências, é fundamental adotar sistemas integrados e soluções de validação em tempo real, garantindo maior agilidade e segurança aos processos fiscais.

Como a gestão tributária da Exatus pode apoiar sua adaptação

Uma gestão tributária eficiente começa com o mapeamento detalhado dos processos de emissão e ingresso de notas fiscais, identificando gaps e pontos de automação. Dessa forma, você antecipa gargalos e reduz riscos de bloqueio de faturamento.

Na prática, a Exatus atua com foco em:

• Diagnóstico completo dos sistemas e fluxos fiscais;
• Configuração de ERPs para capturar os novos campos das notas eletrônicas;
• Automação da conferência e conciliação de documentos;
• Monitoramento contínuo de prazos e obrigações acessórias.

Com relatórios periódicos e alertas customizados, sua empresa corrige desvios antes que se tornem problemas críticos, mantendo a operação em dia e o fluxo de caixa protegido.

Além disso, o suporte especializado da Exatus esclarece as novas alíquotas e regras de recolhimento, orientando ajustes rápidos e precisos. Assim, você garante conformidade e dedica mais tempo ao crescimento do seu negócio.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site diariodigital.com.br. Para ter acesso à matéria original, acesse Pesquisa mostra que empresas não se adaptaram para reforma tributária