A contagem regressiva para a reforma tributária: sua empresa está preparada?

A contagem regressiva já começou: em 1º de janeiro de 2026, as primeiras obrigações práticas da reforma tributária entram em vigor. Menos de 90 dias para que sua empresa atualize processos de recolhimento e declaração – e 72% das médias e grandes companhias ainda estão despreparadas.

Sem um plano estruturado, riscos de bloqueio de faturamento, dificuldades no pagamento a fornecedores e interrupção das operações aumentam. A unificação de PIS/Cofins, ICMS e ISS em um novo IBS e CBS exige adaptação rápida de sistemas fiscais e automação completa das notas eletrônicas.

Entenda neste artigo o cenário, os principais desafios e como avançar sem deixar seu negócio parar.

Alerta máximo: o risco real de ficar fora da reforma tributária

Imagine ter sua linha de faturamento travada da noite para o dia: notas fiscais sem os novos campos ou com inconsistências serão automaticamente rejeitadas pelos sistemas dos fiscos estadual e federal. Isso pode resultar em bloqueios de faturamento, atrasos nos recebimentos e um colapso repentino no fluxo de caixa.

Sem uma adaptação completa dos processos internos, sua empresa corre risco de não conseguir pagar fornecedores, sofrer multas pesadas e até ter suas operações interrompidas. Em um mercado cada vez mais competitivo, qualquer paralisação prolongada pode afastar clientes e comprometer toda a sua reputação.

Panorama da preparação: 72% das empresas despreparadas

Segundo a V360, o levantamento envolveu 355 companhias de médio e grande porte dos setores de varejo, indústria, construção civil, agronegócio e tecnologia, com forte concentração na Região Sudeste (68,2%). O resultado evidencia que a maioria ainda não deu os primeiros passos para adequar processos e sistemas à reforma tributária.

• 33,2% das empresas ainda não discutiram internamente os impactos das novas regras;
• 38,6% apenas iniciaram um levantamento preliminar de informações;
• 28,1% afirmam ter um plano estruturado de adaptação para o novo sistema tributário.

Com apenas 28,1% das organizações prontas, 72% do mercado está à mercê de riscos como falhas na emissão de notas fiscais, bloqueios de faturamento e gargalos no fluxo de caixa. A necessidade de ações imediatas fica clara diante dos prazos apertados.

Novas regras fiscais: o que muda a partir de janeiro de 2026

A partir de janeiro de 2026, PIS, Cofins, ICMS e ISS deixam de existir de forma isolada e são unificados em dois novos tributos: a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de competência federal, e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), gerido por estados e municípios. Essa mudança busca simplificar o sistema tributário, eliminando sobreposições e reduzindo custos operacionais das empresas.

O cronograma de implantação está dividido em fases:

• Janeiro de 2026: alíquota de teste — 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS, aplicadas sobre a mesma base de cálculo atual de PIS/Cofins.
• Janeiro de 2027: extinção definitiva de PIS e Cofins; aumento da alíquota da CBS para um patamar de referência a ser definido pelo Ministério da Fazenda.
• 2028 a 2033: incorporação gradual de ICMS e ISS ao IBS, com transição completa até o final de 2033 e definição de alíquotas por cada ente federado.

Com essas medidas, o objetivo é criar um ambiente tributário mais transparente e reduzir custos de conformidade, mas as empresas precisarão atualizar seus sistemas de faturamento e adequar processos internos para responder aos novos requisitos eletrônicos e de controle.

Desafios práticos: notas fiscais eletrônicas e conferência de dados

Com a entrada em vigor da reforma, as notas fiscais eletrônicas ganharão cerca de 200 novos campos, exigindo a atualização imediata de sistemas e a revisão detalhada de cada campo antes da emissão ou do recebimento.

Empresas que mantêm processos manuais ou utilizam sistemas legados correm o risco de gerar inconsistências nos arquivos XML, levando à rejeição automática pelas plataformas fiscais e ao bloqueio de faturamento.

• Alto volume de dados: conferência manual de centenas de campos aumenta a chance de erro.
• Sistemas desatualizados: falta de suporte ao novo layout resulta em notas rejeitadas.
• Erros de validação: ausência de validação automática pode impedir a aprovação do documento.
• Impacto no fluxo de caixa: rejeições sucessivas bloqueiam o faturamento e atrasam pagamentos.

Sem automação e integração via APIs, o esforço operacional se eleva, sobrecarregando equipes e ampliando riscos de multas e paradas inesperadas nas operações.

Automação em foco: duplicatas escriturais e gestão integrada

A adoção de tecnologias para automatizar processos fiscais se mostra indispensável diante da complexidade trazida pela reforma tributária. Sistemas integrados e ferramentas específicas reduzem riscos de erros, aceleram conferências e garantem compliance contínuo.

• Duplicatas escriturais: 11,5% das empresas já adotam registros eletrônicos automatizados, enquanto 55,8% estão em fase de preparação e 32,7% ainda não iniciaram a transição.
• Processos fiscais integrados: apenas 38,9% das companhias contam com sistemas que unem emissão, recebimento e conciliação eletrônica de notas fiscais.
• Validação automática de documentos: 67% das empresas não utilizam ferramentas dedicadas, expondo-se a atrasos e inconsistências tributárias que podem resultar em rejeições e multas.
• Dependência de controles manuais: 47,9% operam com processos parcialmente estruturados e pouca automação, e 13,1% ainda confiantes em controles manuais rígidos.

Esses indicadores mostram que investir em automação completa — do registro de duplicatas escriturais à conferência eletrônica de notas — é vital para manter o fluxo de caixa, evitar bloqueios e garantir agilidade operacional.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Claudemir Pereira. Para ter acesso à matéria original, acesse ECONOMIA. Levantamento mostra que empresas ainda não estão preparadas para reforma tributária